あとは頼みます。

ここまでは考えたので…

【読書】速さは全てを解決する「ゼロ秒思考」の仕事術

【本の読書記録パート13】

筆者:赤羽雄二
表題:速さは全てを解決する「ゼロ秒思考」の仕事術

速さは全てを解決する---『ゼロ秒思考』の仕事術

速さは全てを解決する---『ゼロ秒思考』の仕事術

内容

「速さ」と「早さ」

「速さ」

仕事をするスピードのこと。英語でいうと「fast」
速ければ速いほど、書類をつくる時間、会議の時間、何かを成し遂げる時間が短くてすみ、成果を出せる。そうすれば、他にやりたいこと、もとやるべきことにも取り組むことができ、好循環が加速する。本書では「速さ」に着目している。

「早さ」

時刻が早いこと。英語でいうと「early」
スピードが同じでも、早く始めると、ほとんどの場合前倒しになり段取りがよくなって余計な時間を取られなくなる。

速さはすべてを解決する

日本のホワイトカラーの生産性の低さの三大要因は、「自分で決定し、推進しきれない多くの経営者や部門長」「部門内外の調整につぐ調整」「それにともなう膨大・過剰な書類作成」だと考えている。
本書ではその解決策はひとまず置いておく。それらに対応して生産性を上げるしかない。

速さが上がれば、やるべきことにすぐ着手出来る。

仕事が遅い理由のかなりの部分が実はスピードの問題よりも、「すぐに着手しない、着手できない」ことに起因する。仕事が速くなれば、他の業務がどんどん片付くので、締切のある程度前に着手することができるようになる。そうすると何かと好循環が生まれる。あまり苦労なく、心が重くなることもなく、次第にやるべきことにすぐ着手できるようになる。仕事が速くなれば、人より一歩か二歩先に行く事ができるので、あまりプレッシャーを感じることなく大事なことから始められるようになる。

速さが上がれば、頭がよりよく動く

まず、何をどうすべきか早く思い付くようになる。何かヒントに対して閃きが走る。次に、言葉がどんどん出てくるようになるので、資料・書類作成が加速度的に速くなる。さらに、仕事を進めるうえで誰を押さえておくべきか、話を通しておくべきか、クリティカルパスが見えるようになる。もっと進むと、「一を聞くと二が浮かぶ」ようになる。どんな手を先に打っておくべきか、アイデアがどんどん湧いてくる状況だ。そうなると落としどころが見えてくるようになる。

速さが上がれば、やる気が出てくる

どうにもやる気がでない、集中できない。そういうなかでやる気を維持しようとする努力は、つらくストレスとになる。そういうときは、精度を少し犠牲にしてもいいので、仕事のスピードを大幅に上げてみる。先手を打ち、段取りを前倒しして、ざっとでいいので結果を出してみる。そしてPDCAを回してみる。そういった細かな努力の積み重ねをしているうちに、気分はそこまで高揚していなくても結果だけは出るようになる。少なくとも仕事が速くなると周囲の見る目も変わってくる。多くの仕事はささっとやることで精神的な余裕をつくり、優位に立つことで自らの好循環を作りだし、やる気を高めていくことができる。

スピードを上げるための8つの原則

原則①:まず全体像を描く

スピードを上げるためには、まずその仕事の全体像を理解する必要がある。全体像とは、最終成果が何で、それを出すためにどういう要素があってどういうステップと段取りを踏んで成果につなげるのか、どこから手をつけるのと最も効果的なのか、そういったこと全てを言う。 上司がいる場合は、自分で全体像を与え、上司にぶれがないことを確認して見定めてあから、実際の作業に入る。この「上司への確認」が何より大事。ただし、口頭での確認は危険。記憶は曖昧で、必ず自分の都合のよいように記憶がずれていってしまうからだ。必ず全体像を描いてそれを上司に渡し、できるだけ齟齬のないように説明する。短時間でいいので、途中で何度も確認する。そうしたほうが互いに安心でき、上司からの信用度も上がっていく。

原則②:丁寧にやりすぎない

こと仕事に関しては「意味なく丁寧にやり過ぎない」ことが大切だ。何度もやっていれば、「手を抜く」という意味ではなく、より上手くやれる方法も見えてくる。一部を丁寧にやり過ぎた結果、全体としてはまったく丁寧でない仕事になってしまう。仕事は丁寧にやることそのものが目的でなく、あくまでも結果を出すことが目的だ。

原則③:仕事のツボを押さえる

ツボを押さえるとは、仕事を成功させるうえで最も重要なポイントを把握し、無駄を省いて効果的に進めること。その仕事が成功した、うまくいったという状況を想像し、「仕事の成功イメージ」を明確に持つこと。また、「仕事の成功のイメージ」を実現するために何が必要か。何度もシュミレーションし、段取りを明確にすることも大切。何をいつまに、どこまでやらなければならないのか、どういう順序でやらねければならないのか、誰に何を頼んでどう動いてもらわなければならないのかを緻密に考え、何度もシュミレーションする。繰り返し考えてみることで、どこがまだひっかかりそうか次々にアイデアが湧いてくる。

原則④:好循環をつくる

好循環をつくるためには、いくつかコツがある。
第一に、好循環は、信頼出来るチーム・パートナー等との間で起きる。コミュニケーションを重視し、うまく業務が回るようにしておく。いつ好循環が始まっても不思議がない、という状況にしておくことだ。
第二に、好循環が始まりかけたら、その好循環がさらにうまくいくように加速させていく。
第三に、じつは自分から好循環をつくりだそうとあまりしないほうがいい。好循環というのはいろいろ種を蒔いておけば、自然に始まるものだ。決して、偶然に任せるわけではないが、意図して恋に好循環をつくりだそうとしても無理がある。事前の準備、仕込み具合次第だが、好循環が生まれるとき、生まれる必然性のあるときは、勝手にうまくいく。

原則⑤:工夫のしかたを工夫する

徹底した「特別な工夫」をする。
「仕事を速くするためにそこまでするのか」「そこまでしなくてはいけないのか」と感じるとしたら、「まさにそういういレベルの努力、工夫が大事だ」と言うしかない。そういう工夫を常にし続ける人と、ほとんど何も考えず、言われたまま何となく仕事を続けている人の差はとてつもなく大きい。
ex.)

  • 社内の関連資料から再利用出来そうな部分を事前に選び出し、ポストイットなどでインデックスをつけ、全体像を頭に入れたうえで次回以降の探すスピードを一気に短縮できるよう準備しておく。
  • メールや資料作成の入力を徹底して速くするために、数百以上の単語登録をしたり、メールアドレスやURLまで単語登録する。

上記以外にも、工夫のしどころは無数にあり、常に何らかの特別な工夫をすることで、仕事はどんどん速くなる。常に何らかの特別な工夫をすることで、仕事はどんどん速くなる。しかも質も上がっていく。全体像も身についていく。少しずつの積み重ね、特別な努力の積み重ねで大きな差がつく。しかも、この努力は精神的にも非常に良い。自分が明らかに人と違う次元の努力をしていることが励みになるからだ。その結果、好循環にもなりやすい。周囲の人が関心してくれて、逆にいろいろ情報が集まり始めるからだ。協力者も出てくる。あまり苦労をせずに、特別な努力を続けることができるようになる。こうなると、ほとんど趣味の世界の喜びに近い。

原則⑥:前倒しする

仕事を速く進めるうえで重要な点は、できることは全部前倒しすることだ。
わからなければ、上司、先輩に遠慮なく聞く。「聞くは一時の恥、聞かぬは一生の恥」というやつだ。 「その日にやらなくてよいことはやらない」という哲学を持ち、実践している人もいるとは思うが、成長したい人にはわたしはあまりお勧めしない。「全部前倒し」というのは、終電まで仕事をするという意味では全くない。今日出来ることは全部やっておく、緊急でないものでも今日できることはやっておく。長時間労働の勧めではなく、自分として許容できる限られた時間内での姿勢のことだ。そうすれば、何より気分的に楽になる、自分に自信が生まれる、アドレナリンが出る。

原則⑦:一歩先んじる

人より一歩先んじるのは、精神衛生上、大変によい。誰かが何かに気付いてアクションを取る前に、いつもなぜか先に動いていると思われるようになることだ。人は、少し前を行く人にどうしてもついていってしまう性質がある。相談もされるし、情報も集まってくる。

原則⑧:二度手間を全力で避ける

上司・先輩がいれば悪いニュースをすぐ共有し、最速で挽回の手を打つ。あおとになればなるほど体制にの立て直しに時間がかかるので、思い切りが必要だ。いい組織、いい上司ほど、悪いニュースをすぐ共有するようにしており、問題の未然防止と迅速な対応を可能にしている。

思考のスピードを上げる具体的な方法

「メモ書き」でゼロ秒思考を目指す

詳しくは別記事を参照 tanomai39.hatenablog.com

異次元のスピードをもたらす仮説思考

別記事を参照 tanomai39.hatenablog.com

フレームワーク作成トレーニング

フレームワークが特に威力を発揮するのは、何人かで議論しているときだ。皆が同じ視点でものを見ることができるようになる。問題点を切り分け、仕事の優先順位を明確にし、スピードアップするうええ非常に協力であるが、使いこなすことは結構むずかしい。今以上に成長し、大きく飛躍したい人にとっては、フレームワークは絶対に使えるようにしておくほうがよい。そのためには使い慣れることが必要だ。「好きな食べ物」とか「読みたい本」など、ちょっとしたことをタイトルとして、この2×2フレームワークで整理すると練習しやすい。

スピードと効率を極限まで上げるノウハウ

上司と部下の差を理解する

あなたが上司で、部下に資料作成を指示するとき、非常に生産性の高い方法がある。最初にアウトプットイメージ(業務完了時にどういうイメージになるかを示したもの)をできる限り詳細に書き示すことだ。慣れれば30分程度でアウトプットイメージを書いて部下と擦り合わせをし、部下に作業を担当してもらうことができる。そうすると仕事がブレなく最速で進む。アウトプットの質も上がる。 部下は、上司が何を求めているかよくわからないことが多い。こちらは伝えたつもりでも、経験も理解力も違うので、伝えた内容が正確に伝わりづらい。

会議での議論を素早く、効果的に進める。
  • 参加者に次々に発言してもらう。
  • 異なる視点を持った人の発言を特に引き出す。
  • 声が大きい人がえらいのではなく、内容で判断する。
  • 意見がぶつかったら、一致点を確認し、相違点を整理する。
ホワートボードで会議の生産性は数倍になる。

ホワイトボードをうまく活用すれば活発な発言が続き、課題が整理され、スムーズに合意形成が図れる。しかも、会議終了時には、議事録が自動的にできあがり、曖昧さを残さない。会議のリーダーが書くことが重要。

別記事を参照 tanomai39.hatenablog.com

単語登録を200〜300個する

ex)

  • 「おは」 ⇒ 「おはようございます」
  • 「よろ」 ⇒ 「よろしくお願いします」

コミュニケーションのミスをなくす

丁寧に聞く事で、むしろ仕事は速く進む。

仕事では人の話を聞く際には丁寧に接することが大前提となる。 ただ、人によっては勘違いをして、これまた幸いと延々と話し続ける事がある。往々にして前の話しの繰り返しや愚痴や、会社や社会に対する恨みつらみになることがある。その場合は、当初お願いした時間が来たら丁寧にかつ速やかに退散する方がよい。

伝えるべきことを3、4点メモしてから話す

会議で発言する場合、さっとメモに書いてからその場にのぞむとよい。難しい話以前に、仕事を速く進めるための基本動作の1つだと考えている。

伝えるべきことを遠慮せずに伝える

気の弱い人、やや無責任な人、相手を思いやることができない人はその場しのぎをやってしまう。相手に遠慮なく伝えると大きく機嫌をそこねそうだとか、プロジェクト自体をつぶしてしまいかねないど、注意しなければならない場合は、言うメリット、デメリットを書いて冷静に判断する。そういうときは一人で決めず、できるだけ信頼できる同僚・友人の意見も聞いて決める。

ポジティブフィードバックに徹する

ポジティブフィードバックとは、部下やチームメンバーがよい結果を出した時に褒めたり、感謝したり、ねぎらったりすることだ。どんな小さなことでも褒める。その場で褒める。大げさとか心配して妙にコントロールせず、心から褒める。要は、何にせよ、前向きに、明るく接するということだ。人として当然のことだと思うが、日本の上司やチームリーダーは褒めないことが多過ぎる。わたしのお勧めは、毎日ポジティブフィードバックを何度言ったか、「正」の字を書いて教えることだ。毎日10回以上言うようになれば、部下、チームメンバーとの関係がよくなり、成果も出やすくなる。結果として仕事のスピードが目に見えて上がっていく。

避けて良い人もいる

人と人との間にはあきらかに相性があるが、本当に相性の悪い人、悪意のある人、やや病的な人は避けて良い。仕事のスピードアップをする以前の問題で、人生を破壊されてしまう。ぜひとも、「自分が悪い、自分のせいでこうなった」ではなく、周囲にすぐ相談して、前向きな環境を作ってほしい。

感想

やる気を出すために行動するのではなく、行動するからやる気が出る。 あぁ今日はやる気でないなぁ、なんて思ってる間に行動する。また思考が回らない場合は、身体を動かす。スタートダッシュを決めたら、後はゴールまで加速。

仕事を加速させるための「特別な工夫」を実践し、好循環を生み出す方法を日々模索する。スピードを上げる方法は無限にある、とのこと。
そういえばこの前まで「世界一やさしい問題解決の授業」で会得した「マトリックス整理法」で優先順位を決めていた。最近使用しなくなっていたとは…壁に貼って何度も見直すようにしよう。
仕事効率化の具体的な方法についても記載があったが、既に実践しているものも多かった。結局は、自分なりに特別に効率を上げる方法を模索していくしかないように思う。
人生設計をもう一度見直して、日々どこまで生活のあらゆる場面を加速できるかを試していく。

ゼロ秒思考のA4メモ書きからやり直してみる。
ゼロ秒思考と仮説思考を組み合わせ、スピードを意識し、自らの好循環を生み出していく。この2つを活用し、それが自然となり習慣化されたとき、おそらく仕事だけでなくプライベートも今より遥かに生活の質が向上する。

「前倒し」について、他ブログの良記事を見つけた。帰宅後1時間以内に完了するタスクをこなしているという記述を見つけ、最近実践している。 toricago.hatenablog.com